L’entretien professionnel, outils (obligatoire) de management des compétences et des trajectoires professionnelles.

L’entretien professionnel revient sur le devant de la scène ! Avouons-le, plus parce que prochainement tomberont les sanctions que parce que les entreprises se sont emparées de cet outil pour en faire un axe stratégique de leur marque employeur.

Il est temps de redonner du sens à cet entretien ! Donner du sens çà veut dire « aller là-bas », « embarquer », « faire se mouvoir », « donner envie de se déplacer »… Alors comment faire pour que managers et collaborateurs y trouvent leur compte ? Comment redonner le « goût » de l’entretien professionnel ?

🅰️ttention

3 000 euros par salariés seront à verser sous forme d’abondement sur leur compte de formation si en Juin 2021, en tant qu’employeur vous n’avez pas répondu à vos obligations. Sans oublier le risque de devoir verser des dommages et intérêts en cas de poursuites prud’hommales !

L’entretien professionnel : c’est quoi ?

L’entretien professionnel est, pardon de débuter ainsi, une obligation instaurée par une loi de 2014 (revue en 2018). Cette loi stipule qu’un entretien professionnel doit être réalisé tous les 2 ans en principe, afin de faire le point avec chaque collaborateur sur ses perspectives d’évolution professionnelle, sa trajectoire professionnelle, ses qualifications, ses besoins en formation, ses envies de mobilité.

Pour transformer cette obligation en un outil stratégique, l’entreprise doit être consciente qu’elle va également en tirer des bénéfices. Car en effet, bien réalisé, cet entretien lui ouvre de nombreuses opportunités et lui permet de :

• recueillir les besoins en formations et développement de compétences, et donc d’optimiser son plan de formation,
• cartographie et identifier les compétences internes, et donc repérer les compétences qui sont ou seront en déficit,
• faire évoluer ses collaborateurs (horizontalement et verticalement) et donc de les fidéliser,
• communiquer auprès de chaque collaborateur sur la stratégie de l’entreprise, sur le projet d’entreprise, ses résultats, son activité, les changements à anticiper collectivement, et donc de booster l’engagement,
• augmenter la valeur de sa marque employeur, et donc d’améliorer son attractivité.

Quelles obligations pour l’employeur ?

L’employeur doit mettre en place un système d’entretien professionnel qui prouve que chaque collaborateur a bénéficié d’un entretien tous les 2 ans (sauf certaines exceptions notamment liées à des accords collectifs ou de branche). En outre, à l’issue d’une période de 6 ans chaque collaborateur doit bénéficier d’un état des lieux récapitulatif. L’obligation ayant vue le jour en 2014, c’est en 2020 que chaque entreprise doit pourvoir présenter cet état récapitulatif pour chaque collaborateur et prouver qu’ils ont tous bénéficié de leurs entretiens professionnels, disposent tous de leur récapitulatif, et qu’ils ont chacun vécu au moins une formation dite « non-obligatoire ». Ce récapitulatif portera sur les actions de formation suivies, sur les évolutions salariales vécues, sur la mise en place ou la possibilité de mise en place d’une VAE par exemples.

🅰️ttention

L’employeur a obligation d’avertir les collaborateurs qu’ils bénéficient de ce droit à l’entretien professionnel tous les 2 ans. Une notre écrite remise avec le bulletin de salaire, ou remise par le manageur, une mention dans le livret d’accueil ou encore dans le contrat de travail, vous couvre de cette obligation.

Tous les collaborateurs sont concernés, sans exception de type de contrat.

source : 13RH

L’entretien professionnel : ce n’est pas !

L’entretien professionnel ne doit pas se confondre avec l’entretien annuel (ou entretien de performance, ou entretien d’évaluation des performances, ou entretien de progrès). Ce dernier, rappelons-le, n’est pas obligatoire. Les entreprises qui le mettent en place voient en cet entretien un moment privilégié ou un manager et un collaborateur vont :

• faire le point sur l’année écoulée (en termes de satisfaction, de motivations, de compétences, de projets, de climat d’équipe, de moyens, d’épanouissement, de QVT etc..),
• mesurer les résultats obtenus et les comparer aux résultats attendus fixés l’année d’avant,
• fixer les objectifs pour l’année à venir.

🅰️ttention

Il est vivement conseillé de ne pas mélanger entretien annuel ET entretien professionnel au cours du même rendez-vous managérial. Prévoyez 2 temps distincts, établissez 2 invitations distinctes. D’un point de vue « légal » vous êtes ainsi certains de respecter les attentes du législateur en termes d’obligations de l’employeur.

source : 13RH

L’entretien professionnel : 3 grands objectifs.

1️⃣ – Le grand objectif de l’entretien professionnel, c’est d’accompagner les souhaits d’évolutions professionnels des salariés. S’ils en ont !

2️⃣ – Le deuxième objectif pourrait être de les sensibiliser à la nécessité de s’interroger sur leur évolution justement, sur leur employabilité, sur leur compétences. Le rôle du manager est de les amener à réaliser que pour eux-même et pour l’entreprise, le fait qu’ils s’interrogent sur l’adéquation de leurs compétences et de leur projet professionnel avec les projets de l’entreprise, concoure à leur maintien dans l’emploi.

3️⃣ – Le troisième objectif de l’entretien professionnel, c’est donc de faire le point sur les besoins en formation et en actions de développement des compétences du salarié, et le point sur son projet d’évolution.

⚠️ Il n’a pas pour objectif de faire une évaluation des résultats du collaborateur, cet aspect étant visé par l’entretien dit annuel.

L’entretien professionnel : les bonnes pratiques.

Il nous semble judicieux de faire réaliser cet entretien professionnel par le manager direct. Cela fait partie intégrante de ses missions, le manageur est le second développeur des compétences du collaborateur (le premier étant le collaborateur lui-même ! ).

C’est un acte managérial important, un rendez-vous managérial à privilégier et dont le manager peut énormément tirer en termes de connaissances de ses équipes, de motivation individuelle, d’amélioration du climat, de prévention des « conflits ».

Bien sur, celui-ci peut être réalisé par le RH. Tout dépend en fait de la maturité managériale et de la culture RH de l’entreprise.

Il peut également être externalisé. Dans certaines situations, de « défiance » de la ligne managériale (ou d’absence ponctuelle du manager), de volonté d’aller vite, ou de proposer de faire vivre au collaborateur cet entretien sous le regard bienveillant d’un tiers extérieur, formé et compétent, afin de tirer le maximum de cet échange, sous-traiter cet acte peut avoir un intérêt.

🚀Bon à savoir

Nous accompagnons nos clients à cela, si vous souhaiter échanger à ce sujet nous vous invitons tout simplement à nous solliciter. Nous discuterons de vos besoins, de vos attentes, et apres un audit de vos pratiques managériales nous vous conseillerons sur le meilleur moyen de déployer les entretiens professionnels dans votre structure.

source : 13RH

Comme nous l’avons déjà dit, il convient de séparer l’entretien professionnel de tout autre entretien. Une invitation précise (et pas une convocation ! ) rappelant les tenants et aboutissants de cet entretien sera transmise individuellement à chaque collaborateur. Elle sera accompagnée de fiches explicatives sur la VAE, le Bilan de Compétences, le Conseil en Evolution professionnel et le Compte Personnel de Formation notamment afin de répondre à l’obligation légale d’information.

Prévoyez également une note d’information sur l’entretien professionnel lui-même à destination du collaborateur : ce qu’il est, ce qu’il n’est pas, les bénéfices attendus pour le collaborateur, comment s’y préparer.

Prévoyez 1 heure par entretien, bloquez vraiment cette heure dans votre agenda pour ne pas être dérangé, dans un endroit agréable afin de garantir des échanges sereins et productifs !

Pas à la machine à café à la vue de tous, ou entre 2 ascenseurs !

Synthétisez les échanges sur un document formalisé. Celui ci sera signé par le manageur et le collaborateur. Il vous servira accessoirement de preuve pour le législateur.

🚀Bon à savoir

Pour bien conduire cet entretien, appuyez-vous sur des techniques de questionnement non directives, faites preuve d’écoute active, adoptez une posture de coach. Contactez-nous pour discuter de vos prochaines formations en écoute active, techniques de questionnement et de gestion des conflits 😉

source : 13RH

🤫 Bonus secrets.

L’expérience nous fait dire que vous pourriez être confrontés à des collaborateurs réticents à l’encontre de cet entretien. Une chose est certaine, la maturité managériale de l’entreprise, sa capacité à « tenir ses promesses », aide, ou n’aide pas, au déploiement serein de ce dispositif.

Quoi qu’il en soit prévoyez une communication globale et collective de lancement de campagne des entretiens professionnels, pour préparer les collaborateurs, « sentir » l’état d’esprit qui se dégage autour de ces entretiens, lever les premières objections, informer sur le dispositif et désamorcer les réticences.

Démarrez vos entretiens par les collaborateurs que vous savez être les plus sensibles à l’intérêt de cet entretien. Vous en ferez des ambassadeurs qui iront parler positivement de ce qu’ils ont vécus !

En tant que RH, n’hésitez pas à constituer un groupe projets avec plusieurs managers pour préparer la communication, pour créer le document de synthèse, pour les « in-former » et ainsi les associer pleinement à la démarche.

Prévoyez également dans le document de synthèse 2 signatures, une attestant de la tenue de l’entretien, l’autre attestant que le collaborateur est en phase (ou pas) avec la retranscription des échanges.

Enfin, envisagez de faire cet entretien tous les ans, au cas ou, d’une part, vous rateriez une année. Et d’autre part parce qu’il instaure un climat de confiance vis à vis de sa hiérarchie : quoi de plus plaisant que de parler de son avenir professionnel dans un cadre formal avec son manager !

Conclusion

Plus qu’une obligation, l’entretien professionnel est un véritable levier de transformation des entreprises, un outil puissant d’accompagnement du changement. Les bénéfices à en tirer sont nombreux pour l’entreprise.

Pour le manager également qui voit son rôle de « coach » renforcé par ce rendez-vous managérial.

Enfin pour le salarié lui même, c’est un moment privilégié pour penser à son employabilité et en être pleinement acteur.

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